構建表務管理體系 提高科學管理效益
in 行業(yè)新聞 by 柯橋水務
淺談上海金山自來水有限公司表務管理體系
來源：中國供水節(jié)水
隨著2006年底金山地區(qū)集約化供水格局的形成，上海金山自來水有限公司的日常工作重點逐漸轉向供水營銷管理，而水表作為供水營銷過程中的基礎計量工具，關系著整個供水企業(yè)的水量計量和費用生成，也是供水企業(yè)主體收入來源的保障。水表管理的重要性日益凸顯，其衍生出的一系列表務管理體系的建立也迫在眉睫。一套合理有效的表務管理體系，能加強部門管理水平，提升職工業(yè)務水平，提高水費回收率，降低產(chǎn)銷差率，改善企業(yè)經(jīng)濟效益；能規(guī)范操作流程，加強服務的透明度，更好地促進行風建設，提升企業(yè)社會效益。
所謂表務管理體系，即圍繞水表的整個生命過程所做的一系列程序控制，通過各種管理手段使其規(guī)范、科學地在企業(yè)內部發(fā)揮作用。它大致包括了采購倉儲控制、過程使用控制、報廢處理控制等各項步驟控制。通過整個表務管理體系，既可以跟蹤觀測每個水表從采購到使用、報廢處理的整個生命過程，又可以清晰記錄每個水表整個生命過程中的各個時間點的狀態(tài)和行為。從動態(tài)到靜態(tài)，從程序控制到數(shù)據(jù)采集，貫穿了供水企業(yè)的整個日常運營工作，決定了表務管理體系的系統(tǒng)性。因此，建立一套表務管理體系，并非一朝一夕就能完成的，必定需要一個循序漸進逐步完善的過程，只有通過實踐去不斷論證其操作的合理性，才能制定出真正適應本公司實際情況和發(fā)展需要的表務管理體系。
基于表務管理體系的重要性和系統(tǒng)性，公司領導層經(jīng)過反復討論，不斷論證，于2008年4月起施行《表務管理辦法》。四年來依托內部管理制度、內部管理考核機制的逐步建立健全和不斷深入加強，公司的表務管理水平有了明顯提高，逐漸形成了一套適合自身發(fā)展的管理體系。
一、建立內部管理制度，形成內部考核細則。
公司首先制定各項表務管理具體要求，同時輔以日常考核指標進行督促檢查。根據(jù)公司考核指標，各部門再結合實際情況，層層落實，通過細致劃分工作崗位，明確崗位責任，使得工作內容有交叉但不重疊，工作交接順暢且相互牽制監(jiān)督，各司其職、環(huán)環(huán)相扣，將內部考核內容具體落實到各崗位、各責任人。正確認識表務管理工作的重要性，加強職工日常思想教育和崗位素質的培養(yǎng)，實時掌握公司最新工作動態(tài)和工作要求，與時俱進，摒棄舊觀念，以統(tǒng)一規(guī)范的操作服務流程提升表務管理效率。
二、重視表務資料管理，狠抓基礎資料完善。
“千里之行，始于足下”，表務管理必定圍繞水表做文章，而在水表整個壽命期間其使用階段又最為重要。每個水表的使用過程中擁有三種數(shù)據(jù)狀態(tài)，其一為現(xiàn)場數(shù)據(jù)，表現(xiàn)為真實的環(huán)境情況和實物狀態(tài)，如用戶門牌號、水表位置、表碼、讀數(shù)等；其二為書面數(shù)據(jù)，即將現(xiàn)場情況做具體描述后形成書面表現(xiàn)形式，便于日常管理，如抄表表卡、各類統(tǒng)計資料等；其三為電子數(shù)據(jù)，即最終通過整個電子收費系統(tǒng)統(tǒng)一管理運行。只有三種數(shù)據(jù)狀態(tài)的完整統(tǒng)一才能保證數(shù)據(jù)的真實可靠。全公司共有用戶161729戶，分別隸屬于9個分公司，各分公司根據(jù)《表務管理辦法》中對表務資料的具體要求，對水表的基礎資料進行全面核對，對于有表無卡、無表有卡、表卡資料不符、電子實物數(shù)據(jù)不符的情況進行核對和整理，確保數(shù)據(jù)真實完整。同時對水表的抄錄線路進行整理，合理的抄錄線路設置，可以避免水表的遺漏，也可以提高工作效率。為保障供水和用水雙方的合法權益，公司和所有用戶簽訂了《供用水合同》，明確雙方權利和義務。2009年收費系統(tǒng)的升級，增加了多項表務基礎資料以及表務系統(tǒng)的登記審定程序，建立專人專限的操作制度，有效規(guī)避人為失誤和違規(guī)操作。同時在全公司范圍內試行電子抄表機的使用，將電子化設備運用融入到收費系統(tǒng)，進而提高了工作效率。一系列的表務資料完善工作，為形成表務體系框架夯實了信息基礎保障，也為下步各項表務措施的實施提供了資料依據(jù)。
三、細化過程程序控制，做到規(guī)范有序發(fā)展。
按照標準化、精細化、科學化的表務管理工作要求，對各項涉及水表業(yè)務進行統(tǒng)一程序規(guī)范設定，真正做到表務管理工作有制度、有流程、有監(jiān)控。
1、采購倉儲控制。嚴格控制采購程序，建立水表強檢制度，加強倉儲管理，完善水表出入庫管理方法和登記制度，近期開始實行的新水表入庫資料采集工作，真正做到了從源頭開始掌控水表的各項管理工作。
2、過程使用控制。針對水表使用過程，細化并梳理各項業(yè)務流轉過程的具體要求，實時監(jiān)控水表使用過程中發(fā)生的各類情況。
①新增用戶。對新給水用戶，要求提供的申請資料齊全，由各部門各相關人員做好受理、查勘、預結算、收費、安裝、驗收、簽約、建立電子檔案等各項程序，直至最終資料存檔保存。
②水表養(yǎng)護更換。建立抄表員每月例會制度和抄表情況反饋制度，同時輔以水表更換審核制度，匯總解決日常水表養(yǎng)護工作。并結合實際情況，建立水表周期更換制度，雙管齊下，保證在冊水表運行正常，同時加強水表周圍的養(yǎng)護工作，延長水表的合理使用壽命。
③小表大表跟抄制度。每月對抄表線路進行水表抽查跟抄，以檢測抄表員工作質量；每月對企業(yè)用水大戶進行兩次水表跟抄，監(jiān)控用水情況，發(fā)現(xiàn)異常及時同用戶溝通，避免漏水等情況導致用戶水費拖欠等。
3、報廢處理控制。銷戶水表在客戶提出銷戶申請后，由營業(yè)窗口受理，核實無欠費后作拆表封堵工作，并做好相關銷戶資料。拆除的銷戶水表和養(yǎng)護報廢水表，過保存期后交由供應科集中統(tǒng)一處理。
四、強化特殊表務管理，積極探索創(chuàng)新管理。
除了做好日常表務管理工作，不放松對特殊事項的管理工作。比如：
1、針對大型新開樓盤的用戶資料完善工作，通過前期抽取閥門芯、使用特殊閥門等方法，督促用戶辦理用水申請，保全用戶原始資料，及時掌控用戶用水情況，在一定程度上保證了水費的及時回收。
2、重點加強供水管網(wǎng)改造地區(qū)的表務管理工作。按照“十二五”金山區(qū)供水管網(wǎng)改造計劃，公司陸續(xù)在五年內對金山地區(qū)所有未改水區(qū)域進行大規(guī)模的管網(wǎng)改造，由此也帶來大量表務工作。鑒于2008年-2010年在松隱地區(qū)改水工程中形成的表務管理實踐經(jīng)驗，在“十二五”金山區(qū)供水管網(wǎng)改造工程中推廣使用：根據(jù)施工標段的區(qū)域，細致劃分各區(qū)域內的用戶資料，嚴格控制改水過程中水表的更換情況及原始資料的整理統(tǒng)計要求，加強新增用戶的流轉程序，做好后續(xù)表務資料的更新登記工作，及時處理好改水過程中用戶“三來”反映的問題。
3、公司搭建平臺，召開表務管理工作研討會，檢驗表務管理辦法的實施效果，集思廣益，共同探討，積極探索、大膽創(chuàng)新，同時借鑒行業(yè)內其他單位先進的管理經(jīng)驗，不斷推進表務管理工作，提升公司管理效能。
通過對表務工作的精細化管理穩(wěn)步推進，公司的各項經(jīng)濟數(shù)據(jù)有了明顯的提升，較2008年相比，水費的當月回收率由86.58%上升至92.59%，產(chǎn)銷差率由32.36%下降至26.53%，同時近年來用戶對公司服務態(tài)度的滿意率也在不斷提升，可以說科學管理給我們帶來了經(jīng)濟效益和社會效益的雙豐收。但是現(xiàn)有的表務管理體系也有其不足之處，為了更好地促進行風建設，適應社會不斷發(fā)展的需要，我們應該在今后的工作中注意以下幾點：
一、重視體系內部橫向聯(lián)系，保健康發(fā)展。
表務管理體系的系統(tǒng)性，決定了其內部部門設置的多樣化和功能化。比如倉儲采購控制對應的是供應科，使用過程控制對應的是分公司、財務科、管線所、施工隊等等部門，可以說涉及到公司內部的所有部門。表務管理體系就像一個人，而各部門就像是人體內的各個臟器，只有各臟器都健康了，各自發(fā)揮作用了，這個人才能生存。加強體系內各部門之間的聯(lián)系，將考核機制擴大至整個體系內部，明確各相關部門職責范圍，然后在部門和部門之間做到數(shù)據(jù)資料共享，數(shù)據(jù)相互對應核查，形成一個完整的數(shù)據(jù)鏈，將人為的失誤和數(shù)據(jù)誤差率降至最低點，在出現(xiàn)問題的時候也能及時找到原因，落實責任。同時，注意各相同職能部門的同步發(fā)展。比如，公司所屬的九個分公司，表務管理系統(tǒng)的發(fā)展程度參差不齊，也各有特色，只有統(tǒng)一標準，規(guī)范操作，全局一盤棋，才能保證全公司表務管理系統(tǒng)的健康發(fā)展。
二、加強體系外部集成，求全面發(fā)展。
表務管理體系是供水企業(yè)的諸多業(yè)務管理體系的重要組成部分，但是供水企業(yè)還包括了供水管網(wǎng)信息系統(tǒng)、供水調度系統(tǒng)、供水客戶服務系統(tǒng)、工程管理信息系統(tǒng)等各項業(yè)務子系統(tǒng)，在保證自身內部健康發(fā)展的同時，也不能忽視同其他業(yè)務子系統(tǒng)的集成和兼容。根據(jù)行業(yè)規(guī)范和公司現(xiàn)狀，逐步建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，在企業(yè)內部各業(yè)務管理系統(tǒng)之間，建立合理有效的數(shù)據(jù)交換和共享標準，包括各業(yè)務管理系統(tǒng)下數(shù)據(jù)的存儲標準、更新標準、綜合標準以及綜合平臺數(shù)據(jù)發(fā)布和共享標準等。比如說近期公司實施的供水管網(wǎng)信息系統(tǒng)，最終將形成基礎資料數(shù)字化空間化，包括水表定位和三維數(shù)據(jù)資料的建立，這就要求表務管理體系和供水管網(wǎng)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的兼容，利用GIS所特有的空間分析功能和可視化表達方式，使表務管理體系內的任何一家用戶可以在管網(wǎng)信息系統(tǒng)中一目了然地反映出來，這就要求表務管理體系中的用戶基礎資料更加詳盡準確。各業(yè)務管理子系統(tǒng)的集成所實現(xiàn)的不僅僅是簡單的“一加一等于二”的功能集合，而是通過對已有數(shù)據(jù)的深入挖掘和對已有功能的聯(lián)動組合，實現(xiàn)功能的擴展和衍生，達到“一加一大于二”的效果，企業(yè)實現(xiàn)真正意義上的全面發(fā)展。
三、制度化逐漸轉向人性化，促持續(xù)發(fā)展。
現(xiàn)有的表務管理體系日漸成熟，各部門也已對各自業(yè)務流程駕輕就熟，制度制約終究不能成為企業(yè)發(fā)展的主要手段。水表是維系著企業(yè)和用戶最直接的實物媒介，從安裝、使用、收費、更換等將和用戶直接接觸，如何真正做到 “想用戶所想，急用戶所急”，“以人為本”將是我們服務的根本。表務管理體系的發(fā)展有其階段性，構建體系框架時更多的是依托制度化管理，發(fā)展階段應該注重的是人性化設計。人性化的內部管理方式方法和人性化的服務理念，凸顯企業(yè)核心價值觀，彰顯企業(yè)文化內涵， 才能提升企業(yè)競爭力，讓企業(yè)在日益發(fā)展的社會保持良性持續(xù)發(fā)展。
綜上所述，要建立一套先進的完整的合理有效的表務管理系統(tǒng)，對金山自來水公司來說任重而道遠，只有時刻審視自身的不足，發(fā)揚已有的優(yōu)勢，尋求創(chuàng)新的舉措，才能讓自身的管理效能上一個新的臺階。
奚龍飛 楊海英